実際の解決事例を4件紹介！クリニック専用自動精算機でよくあるトラブルと解決方法

自動精算機 2023.04.21

多くのクリニック様が、スタッフさんの業務負担を軽減するために弊社の自動精算機を導入しています。自動精算機を導入することで、スタッフさんの業務が効率化されることが期待できますが、患者様の動線が変わることで業務内容にも変化が生じることがあります。

また、患者様の導線や業務の流れの変化を嫌がるスタッフさんも一定数いらっしゃいます。そのような背景から、自動精算機の導入に踏み切れないクリニック様もいらっしゃるのではないかと思います。

そこで今回は、スタッフさんの不安解消を目的として、自動精算機でよくあるトラブルとその解決方法について解説します。

・【ケース1】自動精算機の操作ができない、操作方法がわからない患者様への対応について
・【ケース2】電気治療機器の電磁波干渉による動作エラーへの対応
・【ケース3】支払いをしない患者様がいる？未収金対策
・【ケース4】お釣りが出ない、お金の投入口が詰まる問題
・まとめ

【ケース1】自動精算機の操作ができない、操作方法がわからない患者様への対応について

自動精算機での支払いの際に、操作方法に不安を感じる患者様が一定数いらっしゃいます。70歳代以下の患者様であれば、自動精算機での支払いに慣れていることも多く、初めからほとんど問題なく操作できるケースが多いです。
しかし、80歳代以上（※）の患者様や、視力の低下、認知機能の低下、四肢に障害をお持ちの患者様など、ご自身で操作ができないケースがあります。
（※通常、2～3回ほど自動精算機を操作していただければ、問題なく操作できるようになることがほとんどです）
自動精算機の操作ができない、または操作方法がわからない患者様への対応としては、主に2つの方法があります。
【患者様への2つの対応方法】
① スタッフさんが操作を手伝う、レジで支払ってもらう
② 操作方法をわかりやすく示した用紙やラミネートされたポップを掲示する

①スタッフさんが操作を手伝う、レジで支払ってもらう

先ほど挙げた「視力障害」、「認知機能の低下」、「四肢の障害」などがある患者様の場合、どうしても操作が難しい可能性があります。
その場合は、スタッフさんの補助で支払いをサポートをするか、今まで同様受付（レジ）でのお支払いをしていただく対応が必要になります。
しかし、ほとんどの患者様の会計業務が自動化されるため、その分操作に不安を感じる患者様への手厚いサポートが可能になります。

②操作方法をわかりやすく示した用紙やラミネートされたポップを掲示する

急なお休みなどで操作サポートのスタッフさんが足りない場合でも安心です。操作順に従って操作箇所に番号を振るなどの対応をしているクリニック様もあります。

【ケース2】電気治療機器の電磁波干渉による動作エラーへの対応

整形外科のクリニック様ではリハビリ治療の一環として「物理療法機器による治療」を行っているケースがよくあります。
物理療法機器の近くに自動精算機を設置してしまうと、電磁波などの干渉により、自動精算機が正常に作動しないケースがあります。
この対策としては、物理療法機器の干渉を受けない場所に自動精算機を設置する必要があります。
物理療法機器の干渉の影響を測定する機器があり、導入の際にチェックすることが可能です。
自動精算機を設置する場所とリハビリ室が近い場合は、こういった点にも注意してチェックしておきましょう。

【ケース3】支払いをしない患者様がいる？未収金対策

次に心配されるトラブルとしては、「自動精算機にすることで支払いをせずに帰ってしまう患者様がいるのではないか？」という点です。
このケースを心配される声をよく聞きますが、自動精算機の導入後に未収金が増えたという事例はほとんどありません。また、対応策としてレセコンと連携している自動精算機であれば、システム内で未収患者様のデータをチェックできるようになっています。未収患者様を簡単に特定できるため、自動精算機を選ぶ際にはレセコン連携機能を重視することをおすすめします。

【ケース4】お釣りが出ない、お金の投入口が詰まる問題

発生頻度はそれほど高くはないですが、まれにこのトラブルが発生することがあります。
原因としては、「単純に機械に紙幣が詰まってしまうケース」と、「患者様がお金を投入する際にガムの包み紙やお金以外の紙を誤って投入してしまうケース」があります。
お金の投入口が詰まるケースでは、後者の患者様要因のトラブルが多いようです。
紙幣の詰まりに関しては、自動精算機に使用している機械の品質が重要になります。確認方法としては、自動精算機の導入時に営業担当に「導入実績はどれくらいあるのか？」や、「そのうち紙幣が詰まるエラーはどれくらいの頻度で発生するのか？」などを確認してみてください。

お金以外のものが詰まるケースについては、現地サポートによる対応で解決することができます。