自動精算機を導入するとどうなる？実際の運用の流れは？

自動精算機 2023.05.09

自動精算機を過去に導入したことがないクリニックの先生方や受付スタッフさんから、「自動精算機の導入前後で運用はどのように変わるのか？」というご質問をよくいただきます。
まず、クリニックに自動精算機を導入すると「患者様」の流れが変わります。
1日に多くの患者様が来院されるクリニックにおいて、患者様の新しい流れに慣れるまでスタッフさんに一定のストレスがかかります。
そのため導入前後の患者様の流れの違いを理解し、適切にイメージした上で自動精算機を導入することが重要です。
そこで今回は、自動精算機を導入した際、運用がどのように変わるのかを解説します。
導入を検討している先生方、受付スタッフさんにとって自動精算機の導入後をイメージする際の参考になれば幸いです。

自動精算機の特徴

自動精算機の多くは、クリニックの受付窓口から少し離れた場所に設置されている、いわゆる「床置き型＝自立型」と呼ばれる機械です。患者様が自ら自動精算機の方へ行き、患者様にセルフで会計をしていただく機械になります。
自動精算機を導入することで、精算から金銭の授受まで全てを患者様1人で行うことができます。そのため、自動精算機導入には下記のメリットがあります。

自動精算機導入のメリット

・スタッフの会計業務を大幅に削減できる
・金銭授受の間違いが減る
・締め作業が削減される
・多機能であり、うまく活用できれば会計以外の業務削減も実現可能（例：再来受付機能の活用）
ここまで「自動精算機のメリット」を挙げてきましたが、反対に「自動精算機のデメリット」はどんな点があるのか3つご紹介いたします。

自動精算機導入のデメリット

・自動精算機を設置するスペースの確保が必要
・イレギュラーな会計対応などは自動精算機のみでは対応できない
・メーカーにより様々な機能があり、最適な精算機を選ぶのが難しい
上記の自動精算機の特徴やメリット・デメリットを踏まえて、自動精算機導入前後の患者様の流れの違いを説明します。

自動精算機導入前後の患者様の流れの違い

まず自動精算機を導入していないクリニックさんでの患者様の流れと、それに伴う事務スタッフさん・窓口スタッフさんの業務は以下の図のようになります。

そして自動精算機を導入すると、この流れは下記の図のように変わり、診療を終えた患者様はお会計の際に受付窓口ではなく自動精算機に行くという導線へ変わります。

自動精算機の導入により、患者様の流れが変わり、スタッフさんの業務も変わり、結果、日常業務の大幅な削減・軽減へと繋がっていきます。

自動精算機導入前後に注意すべきこと

自動精算機はメーカーや種類によって「できること・できないこと」が異なります。
特に重要なのが電子カルテ・レセコンとの連携です。
先述のようにスタッフさんの業務を本質的に削減するためには、電子カルテ・レセコンから患者様のID情報に紐づいた会計データを、自動精算機に自動的に取り込む連携「データ連携」が必要になります。自動精算機の導入を検討する際は、データの連携の可否や実際の運用の流れについて担当者に確認することをお勧めします。
連携方式に関してより詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。