会計業務ゼロで新たな業務を推進！自動精算機導入後の人員活用術！

クリニック経営 2024.12.18

自動精算機を導入した後、「これまで会計を担当していたスタッフにどんな役割を任せるべきか」とお悩みではありませんか？スタッフさんの空いた時間を活用して新たな業務に取り組んでもらうことで、院内の運営効率や患者満足度をさらに向上させることが可能です。
本記事では、自動精算機導入後にスタッフが担うべき新しい役割について具体例を交えながらご紹介します。人員の有効活用に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

【人員活用術①】接遇強化

会計業務をしていたスタッフには、接遇対応をしてもらうことで、患者様によりよいサービスが提供できるようになります。
下記では具体的な接遇強化の内容をご紹介します。

問診表対応

初診時に必ず患者様に記入していただく問診表の対応をスタッフが担うことで、接遇力の強化が図れます。問診表の記入方法が分からない患者様へのサポートや、提出後の記載漏れの確認・対応など、細やかなフォローが必要な場面は少なくありません。このような対応に余裕を持って行うことで、患者様に安心感を与え、好印象を残すことができます。
特に初診時の対応の良さは、患者様に「また来たい」と感じていただくきっかけとなり、リピーター獲得へとつながります。

電話対応

患者様や関係機関からの電話対応も、接遇力を高める重要な業務の一つです。特に忙しい時間帯では、コールが長く鳴り続けた後にようやく電話に出た際、慌ただしい対応になってしまうことがあるかもしれません。専任で電話対応を行う人員がいることで、スムーズかつ丁寧な応対が可能になります。落ち着いた電話対応は、患者様や関係機関との信頼関係を築き、良好な関係を維持するために欠かせない要素です。

受付

接遇強化の観点では、受付業務に専念してもらうことで、きめ細やかな対応が可能になり、患者様の満足度を更に向上させることができます。忙しい中での片手間な対応では、患者様に良い印象を与えることは難しく、その結果リピートにつながらない場合もあります。
さらに、ネットの口コミでは受付対応に関する記載が目立つことも多く、マイナスな口コミは集患にも影響を及ぼします。一方、丁寧で親身な対応を心がけることで、クリニック全体のイメージアップにつながり、良い口コミを書いてもらえる可能性も高まります。

レセプトのダブルチェック

レセプトの確認も一人で行うのではなく、ダブルチェックにすることで請求ミスを減らし、会計処理の精度を高めることができます。診療内容や保険情報の記載漏れや入力ミスをその場で修正することで、後々のトラブルを防ぎ、患者様の待ち時間を短縮する効果が期待できます。待ち時間の短縮により、患者様の満足度が向上し、信頼関係の構築やリピーターの増加にもつながります。

【人員活用術②】クラーク

会計を担当していたスタッフが取り組める業務の一つに、クラークがあります。クラークは直訳すると「事務員」を意味しますが、医療事務とは異なり、診療補助や患者様の案内、書類作成など幅広いサポート業務を担当します。クラーク業務に特別な資格は必要ないため、誰でも取り組むことが可能です。
ここでは、具体的なクラークの活用方法を業務内容とともに紹介します。

クラークの業務内容

【クラークの主な業務】

患者様の対応
カルテの入力代行と管理
処置や診療の準備と補助

クラークは、医療事務や看護助手とは異なる役割を担います。医療事務との違いは、レセプト作成を行わない点です。一方で、看護助手とは異なり、患者様の身の回りの世話や介助業務を行うことはありません。

クラークを置くメリット

クラークを導入することで、医療スタッフの負担を大幅に軽減できます。

カルテの入力代行
医療スタッフが伝えた内容をその場で入力してもらえるため、診察や患者対応に集中することができます。
処置や診療の準備・補助
検査器具の準備や片付け、検体や薬品の運搬をクラークに任せることで、業務効率が向上します。

さらに、会計業務を担当していたスタッフが新たにクラーク業務に取り組むことで、クリニックで働くやりがいを感じてもらえるのも大きなメリットです。これにより、スタッフのモチベーションアップや組織全体の活性化にもつながります。

【人員活用術③】リハビリの助手

会計業務を担当していたスタッフには、リハビリの助手業務を担ってもらうことも可能です。主に、理学療法士や作業療法士など、リハビリを行うスタッフのサポートが中心となります。具体的には、リハビリ器具の準備や片付け、患者様の誘導、簡単な記録作業などが含まれます。この業務にも特別な資格は必要なく、未経験の方でも始められるため、業務の幅を広げる良い機会となります。

リハビリ助手の業務内容

【リハビリ助手の主な業務】

理学療法士の指示に基づく機械の操作
リハビリ中の患者様のサポート
カルテの入力代行と管理

リハビリ助手は、理学療法士が指示したリハビリ機器のボタン操作を担当することが可能です。また、患者様をサポートする役割として、話を聞いて患者様の不安を和らげる、衣類の着脱を手伝うなど、細やかな対応も含まれます。
これらのサポートには資格が不要なため、会計業務を担当していたスタッフでもリハビリ助手として新たな役割に挑戦しやすい点が特徴です。

リハビリ助手を置くメリット

リハビリ助手を担当してもらうことで、理学療法士の負担を軽減し、患者様の状態観察や徒手療法に専念できる環境を整えることができます。これにより、リハビリの質が向上し、患者様一人ひとりに合わせた丁寧な対応が可能になります。
さらに、リハビリ助手は患者様と直接関わる機会が多く、会話を通じて患者様の不安を和らげ、進捗を共有する役割も担います。そのため、業務を通してやりがいを感じられるだけでなく、患者様の満足度向上にもつながる重要なポジションです。

【人員活用術④】マーケティング強化

マーケティング強化は、会計業務を担当していたスタッフが新たに取り組める重要な業務の一つです。多くのクリニックが日々の診療業務に追われ、十分なマーケティング活動に取り組めていないのが現状です。しかし、他院があまり力を入れていない分野だからこそ、しっかりと実践することで、より多くの患者様を集めるチャンスになります。
たとえば、地域での認知度を高める取り組みや、患者様にとって有益な情報発信を継続的に行うだけで他院との差別化が図れます。その結果、集患の増加や収益の向上だけでなく、地域での信頼と評判を高める効果も期待できます。
下記では、スタッフに任せることで実現可能なマーケティング業務について、具体的な方法をご紹介します。

口コミ対策

患者様は、ネットの口コミを参考に受診されることが多いため、口コミ対策は重要です。Googleマップに書かれている口コミに対して、すべて返信をしましょう。丁寧に返信することで、受診してもらえるきっかけになることもあります。
まだ返信をしていない場合は、他のクリニックの返信やネットの情報も参考にしてもらいながら、返信文を考えて対応しましょう。

SNSの運用

SNSは、クリニックの認知を広げ、患者様とコミュニケーションを取るための効果的なツールです。積極的に運用することで、受診につながるきっかけを増やすことが期待できます。
スタッフに運用をお願いする際は、あらかじめ投稿のテンプレートを決めておくとスムーズです。たとえば、クリニックの外観写真とともに、今日の天気や営業時間を記載するだけでも十分です。また、投稿に慣れてきたら、独自のアイデアを提案してもらうことで、より魅力的なコンテンツを発信できるようになります。
さらに、投稿へのコメント対応もお願いすることで、患者様との関係を深めることができます。丁寧なやりとりを通じて信頼を築き、リピーターの増加や地域での評判向上にもつながります。

【自動精算機導入後】会計担当者に新たな役割を！

自動精算機を導入した後も、会計を担当していたスタッフには新たに任せられる業務が数多くあります。接遇対応、クラーク業務、リハビリ助手、さらにはマーケティング強化など、スタッフのスキルや適性に合わせて業務を割り振ることで、クリニック全体の運営効率を大幅に向上させることが可能です。
自動精算機の導入で会計業務に充てていたスタッフの時間を有効活用することは、スタッフ自身のやりがいとモチベーションを向上させ、その結果、患者様の満足度もさらに高まります。これらの取り組みは、クリニックの信頼性や地域での評判向上にもつながるでしょう。
自動精算機の導入を契機に、人材の有効活用を積極的に進め、効率的で患者様に選ばれるクリニック運営を実現してください。