【2024年最新！】自動精算機導入時によくあるトラブル5選！予防方法と解決方法をご紹介
自動精算機を導入すると、機械の故障や患者様側でクレームに発展するケースが発生します。大切なのは、起こりうるトラブルを予測し、適切な対処法を把握しておくことです。
本記事では、自動精算機の導入時によくあるトラブルと解決方法を解説します。有事の際にもスムーズに対処し、患者様の満足度向上に努めましょう。
目次
自動精算機を導入するメリット・デメリット
自動精算機にはメリット・デメリットがあります。導入する際は、両方を踏まえて検討しましょう。
自動精算機を導入するメリット
自動精算機を導入すると、以下のメリットが期待できます。
- 感染症対策になる
- 患者満足度が向上する
- 受付・会計業務の負担が軽くなる
- セキュリティの強化ができる
自動精算機を導入すると、対面による釣銭の受け渡しがなくなるため、感染症対策につながります。
また、受付・会計業務が迅速に進むため、患者様の待ち時間短縮に貢献できるでしょう。
院内スタッフにとっても業務効率化が図れるため、他の業務や患者様対応に時間を充てることができ、残業時間削減や患者満足度向上につながります。
セキュリティ対策にもつながり、不正を防止できるメリットがある点も特徴です。
自動精算機を導入するデメリット
自動精算機を導入すると、以下のデメリットも予想されます。あらかじめ把握しておきましょう。
- 導入コストがかかる
- 設置スペースを確保する必要がある
- 導入初期は患者様へのサポートが必要になる
自動精算機の場合、200〜400万円の初期費用が発生します。予算感と合わない場合は、導入が難しいケースがあるでしょう。
また、クリニック内で設置スペースに余裕がない場合、工事が必要になることもあり、導入が困難になるケースもあります。他にも、導入初期は自動精算機に慣れていない患者様が多く、院内スタッフによるサポートが必要になることが多いです。
自動精算機導入のメリットについて、詳しくはこちらをご覧ください
自動精算機導入時によくあるトラブル5選！
自動精算機導入時によくあるトラブルとして、おもに以下が挙げられます。
- 操作方法がわからず患者様が困る
- 自動精算機がエラーになる
- POSレジとの接続がエラーになる
- 釣り銭が不足する
- 患者様同士が喧嘩する
自動精算機に慣れていない患者様の場合、操作がわからず手間がかかってしまうでしょう。
そのため、スタッフさんがサポートしなければならず、業務効率が低下してしまうリスクがあります。
操作方法がわからず患者様が困る
自動精算機に慣れていない患者様の場合、操作方法がわからず手間取ってしまう可能性があります。
そのため、通常の窓口での会計よりも時間がかかってしまい、患者様の満足度低下を招くおそれがあります。
また、スタッフ側としても対応する手間が発生するため、業務効率が低下するおそれがあるでしょう。
操作方法でお困りの患者様がいた場合は、すぐに駆け寄り、操作説明のサポートをしてあげてください。
自動精算機がエラーになる
たとえば、一度に大量の紙幣や硬貨を入金すると自動精算機が詰まり、エラーが発生する場合があります。
自動精算機が故障すると、スタッフさんやサポートスタッフが対応する時間が必要になり、業務効率が低下するおそれがあります。
エラーになった場合は、対処法のマニュアルに沿って紙幣やゴミを取り除いたり、リセットボタンを押したりして対処してください。
改善しない場合は、自動精算機のメーカー担当に連絡し、サポートしてもらいましょう。
POSレジとの接続がエラーになる
POSレジ（販売情報を入力したり収集したりするレジ）との接続がエラーになり、会計業務に時間を要するトラブルに発展するケースがあります。
おもにネットワーク接続やケーブル接続に問題が発生し、エラーに発展するケースがあるでしょう。
ケーブルの抜き差しやネットワークの導通確認をおこなっても原因がわからない場合は、メーカー担当に連絡してサポートしてもらうことが必要になります。
トラブルが発生した際に、メーカーの誰に連絡をしたらよいかを院内スタッフ間であらかじめ把握しておきましょう。
釣銭が不足する
自動精算機の中に準備している現金が足りなくなると、両替・補充を行わなければなりません。
対応に時間を要してしまうと、患者様を待たせてしまい、クレームに発展するおそれがあるでしょう。
患者様をなるべく待たせないよう、いざという時に窓口でも会計対応ができる準備をしておくことが大切です。
患者様同士が喧嘩する
自動精算機の操作方法がわからず手間取っていると、他の患者様の待ち時間が長くなり、患者様同士でトラブルに発展するケースがあります。
当然、スタッフが仲裁に入らなければならなくなり、業務に支障が出ることになるでしょう。
対策として、操作に困っている患者様を発見したら、トラブルが発生する前にサポートに入ることが大切です。
自動精算機トラブルの予防方法
自動精算機導入後のトラブルはどうしても発生してしまうものです。そのため、以下の予防法を日頃から心がけることが大切です。
- 定期的に機器をメンテナンスする
- サポート体制を明確にしておく
- 日々のレジ締め作業を徹底する
院内スタッフ間で、自動精算機がエラーになった際の対処法を把握しておく必要があります。
また、日々のレジ締め業務などを通して、自動精算機を細かくメンテナンスしておくことも大切です。
定期的に機器をメンテナンスする
自動精算機の中に紙幣や硬化が詰まらないよう、定期的に機器を清掃し、投入口や排出口を清潔に保つことが大切です。
自動精算機のメーカー担当にメンテナンスを委託し、定期的に点検してもらうのもよいでしょう。
サポート体制を明確にしておく
自動精算機にエラーが起きたり、患者様が使い方がわからず困ったりした際にすぐに対応できる体制を作っておきましょう。
たとえば、院内スタッフ全員に対してエラー時の対応マニュアルを共有しておくと安心です。
日々のレジ締め作業を徹底する
日々のレジ締め作業の際、硬貨や紙幣の残量を確認し、調整することで釣銭不足を未然に防止できます。
また、同時に機械的な問題がないかを確認しておくことも大切です。事前にチェックし、問題が確認できれば、機器のダウンタイムを最小限に抑えられます。
自動精算機のサポート体制チェックポイント
自動精算機にトラブルはつきものです。エラーの内容によっては、スタッフだけでは対処できず、メーカーによる対応が必要になるケースがあります。
そのため、自動精算機を購入する際は、以下のメーカーによるサポート体制が整っているかを確認しておきましょう。
- 全国対応
- 土日対応
- 電話対応・現地対応・リモート対応
- 運用方法の提案
- 稼働初日の立ち会い
万が一自動精算機が故障した際に現地で対応してくれるか、土日も対応する体制があるかを確認しておくことが大切です。
また、現地で対応できない場合、電話対応やリモート対応などで柔軟に対処してくれるかもチェックしておきましょう。
クリニック向け自動精算機『Clinic KIOSK』では、トラブルが発生した際に迅速に対応するサポート体制を整えています。
稼働までのスムーズなサポートだけでなく、稼働後の対応も柔軟におこなっています。サポート体制が充実した自動精算機を検討する場合は、Clinic KIOSKをぜひご検討ください。
自動精算機の保守サポート体制について、詳しくはこちらをご覧ください
まとめ
自動精算機を導入する際は、メリット・デメリットを踏まえ、クリニックにとって費用対効果がどの程度あるかを見極めることが大切です。
自動精算機を導入すると、患者様が操作方法についてわからなくなったり、機械が故障したりして運用がストップするといったトラブルが発生します。
大切なのは、起こりうるトラブルに対して迅速に対応することです。また、トラブルに発展しないように定期的に機械をメンテナンスすることや、院内でサポート体制を作ることが求められます。
患者様が気持ちよく自動精算機を使用いただけるよう、メンテナンス・サポート体制をしっかり整えておきましょう。
この記事の執筆者
医療ライター ゆし
医療機器メーカー(東証プライム市場上場)の営業職に約10年間従事。薬機法管理者資格、YMAA認証マーク取得。 クリニック開業サポート・医院継承サポート実績あり。 現在は、医療専門Webライターとして多くの医療記事を執筆している。